Les meilleures solutions de dématérialisation des documents

Étape incontournable pour toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, la dématérialisation des documents est un processus qui consiste à transformer des documents physiques en format numérique. Cette numérisation facilite la gestion des informations archivées en temps réel pour se détacher progressivement des tâches chronophages. Cette information n’est plus fragmentée grâce à une solution de dématérialisation optimisée. Elle est mieux sécurisée et bien protégée. Mais quel type de solution pouvez-vous utiliser pour dématérialiser vos documents administratifs ?

 Utiliser un logiciel de Gestion Electronique des Documents !

La dématérialisation des documents dans une entreprise est loin d’être un cas isolé puisqu’elle vise à réformer toute la chaîne de gestion des documents et des archives au sein de la structure considérée. Elle concerne différents processus et aspects du traitement, de l’organisation et de la conservation de l’information, ce qui implique une plus grande responsabilité.

Pour les automatiser de manière plus simple et plus pratique, l’utilisation d’un logiciel de GED ou Gestion Electronique des Documents est nécessaire. Obtenez plus d’informations sur la dématérialisation et la numérisation des documents afin de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.

Véritable outil d’aide pour les entreprises, le logiciel GED découle d’un système de dématérialisation puissant sur lequel toute l’équipe administrative, commerciale et RH peut s’appuyer pour faciliter le traitement des données. L’outil permet de gérer plus facilement les dossiers de l’entreprise tout en éliminant l’utilisation du papier.

En pratique, la dématérialisation des documents avec un logiciel GED comprend la sauvegarde de ces documents, leur stockage en plusieurs versions, leur indexation, leur modification et leur indexation. Le logiciel peut également être utilisé pour supprimer définitivement des informations de la base de données de l’entreprise ou pour rechercher rapidement des données dans leur intégralité.

Cette solution de dématérialisation s’adapte à tous les formats de documents et de fichiers : les factures, les bulletins de salaire, les documents RH, les images, les emails, les PDF, Google Documents…

 Utiliser un logiciel OCR ou de Reconnaissance Optique des Caractères !

Pour dématérialiser les documents qui ne peuvent pas être modifiés pour obtenir une version numérique, de nombreuses entreprises utilisent une solution de dématérialisation OCR. Dérivé du terme Optical Character Recognition, il s’agit d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères qui tente de reconnaître les caractères manuscrits des documents afin de les transformer en fichiers numériques.

Les logiciels de dématérialisation OCR répondent aux besoins de conversion des fichiers manuscrits en format électronique. Il s’agit notamment de documents numérisés au format PDF ou Word, de textes sous-titrés ou encore d’images. Cette solution rend un grand service aux services comptables dans la gestion des factures et des documents formalisés.

L’utilisation d’une solution OCR fluidifie la saisie des données, limite les pertes et les doublons, optimise la productivité de la structure et facilite l’accès à la base de données de l’entreprise.

Utilisez un logiciel de signature électronique !

Certes, la dématérialisation de documents fluidifie le processus de traitement des données au sein de l’entreprise. Cependant, ces informations peuvent être plus facilement modifiées et falsifiées. Cela pose des questions de sécurité et d’authentification des données. A ce stade, les logiciels de signature électronique répondent à ces problématiques.

Une solution de dématérialisation avec signature électronique offre des possibilités d’archivage à valeur probante, d’authentification forte tout en facilitant l’accès à l’information. Elle est soit accessible en mode SaaS, soit disponible en ligne. Certains logiciels sont gratuits tandis que d’autres nécessitent le choix d’une formule d’abonnement.

Dans tous les cas, la signature électronique des documents dématérialisés offre différents niveaux de garantie en fonction des options choisies. Nous faisons notamment référence à la signature simple, avancée et qualifiée. Ces solutions permettent l’identification des signataires, la détection d’éventuelles modifications et l’authenticité des informations citées. De plus, puisque l’article 1316-1 du Code civil précise que les documents électroniques ont la même valeur que les écrits sur support papier.