La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support papier au support numérique/électronique. Depuis quelques années, du fait des progrès techniques et des modifications législatives, les factures sont dématérialisables d'une façon remarquable tout en gardant leur valeur fiscale.
Si certaines entreprises sont encore perplexes face à la dématérialisation des factures, d’autres ont essayé et ne travaillent désormais que de cette façon. Cette solution convient aussi bien aux entités privées que publiques. Quels sont ses avantages et bénéfices ?
Un gain de temps important dans le traitement des factures
La dématérialisation des factures permet d’accélérer la gestion des documents. Elle facilite grandement la création, la transmission, la réception et le traitement des factures. Cette alternative offre notamment l’avantage d’éviter l’expédition par voie postale. Le destinataire peut recevoir en quelques clics ses factures. Il peut les consulter depuis son téléphone et procéder au paiement à temps. Les échanges se font donc plus rapidement. Pour mieux comprendre comment cela fonctionne réellement, cliquez ici. Vous y trouverez toutes les informations dont vous avez besoin, que ce soit les logiciels à privilégier, les fonctionnalités indispensables ou le choix du prestataire. A noter que, comme la dématérialisation peut vous aider à gagner un temps précieux, vous pourrez utiliser ces gains pour effectuer des tâches plus importantes et vous concentrer sur l'essentiel de votre métier. Il est toutefois important de prendre le temps de bien choisir votre outil de travail. Les offres proposées par les fournisseurs sont nombreuses. Pour ne pas vous perdre parmi les différents choix possibles, n’hésitez pas utiliser un comparateur spécialisé.
Des factures tracées et archivées en toute sécurité
Il n’est pas toujours évident de gérer des tas de papiers, de les classer et les archiver selon des directives bien spécifiques. Les chances de perdre une facture sont élevées. Ajouter à cela les éventuelles incendies et inondations. En optant pour la dématérialisation des factures, vous évitez toutes ces situations. Tous vos documents seront sous formes numériques. Vous ne risquez donc pas de les égarer. Vous aurez à votre disposition un cachet électronique pour les tamponner. Les signatures électroniques sont également possibles. Lorsque vous envoyez les factures à leurs destinataires, vous recevez un signalement comme quoi ces derniers l’ont bien reçues. La traçabilité des documents est donc assurée. Cela apporte une certaine sécurité, que ce soit pour l’émetteur ou le récepteur. Pour l’archivage, vous disposez généralement d’un coffre-fort consultable à tout moment et depuis n’importe quel terminal connecté. S’il vous faut consulter un document en particulier, vous n’aurez pas besoin de vous déplacer au bureau. Il vous suffit de prendre votre tablette ou smartphone. Un outil de recherche est par ailleurs mis à votre disposition. Celui-ci vous sera utile pour accélérer les recherches. Il n’est plus nécessaire de chercher dans des classeurs interminables. Tout ce que vous aurez à faire c’est d’insérer les mots clés.
Une baisse considérable des coûts de traitement
La dématérialisation présente quelques avantages économiques. Cela vous permet notamment d’élimer les coûts liés au papier. Il n’est plus nécessaire d’acheter des cartons interminables pour vos interminables factures. L’achat des ancres pour l’impression est également réduit. Les frais d’expéditions vous seront utiles pour effectuer des achats plus importants. Pour le salarié en charge de la gestion des documents, il pourra se consacrer davantage à la comptabilité ou le suivi des créances s’il y en a. En se focalisant sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, vous verrez votre productivité s’améliorer de jour en jour. Bien que le prix d’un logiciel peut être élevé, le retour sur investissement est rapide. Il est par ailleurs important de noter que cette alternative est indispensable pour réduire l’empreinte carbone. Si vous souhaitiez que vos clients vous apprécient davantage, la dématérialisation des factures est une option à prendre au sérieux. Pourquoi ? Savoir que vous contribuer à la préservation de la planète les permet de vous voir sous un œil différent. Cela vous apporte une image plus valorisante et soucieuse des autres.