La durée de vie des supports de documents, que ce soit sur papier ou des audiovisuels, n'est pas illimitée. Pour en assurer la conservation, un bon système de numérisation et de sauvegarde est essentiel. Le but d'un tel système est de pouvoir archiver et de ranger les documents numérisés. Un tel système nécessite un processus bien défini pour être efficace. Respecter l'ensemble de ces processus est le garant même de la réussite d'un projet de numérisation et de sauvegarde de documents. Le point sur pourquoi numériser et comment le faire dans les normes.
En quoi consistent la numérisation et la sauvegarde des documents ?
D'une façon générale, numériser consiste à transformer un support physique en un fichier numérique. Le support physique peut être dans ce cas, un disque vinyle, une cassette vidéo, une cassette vhs c ou encore du papier. Le format du fichier numérique obtenu sera en fonction des données se trouvant sur le support physique en question. Il existe aujourd'hui des entreprises qui se spécialisent dans les travaux de numérisation et de sauvegarde de documents. L'une d'elles est plurielcom.com/, une entreprise qui œuvre dans la numérisation de document audiovisuel. Ses domaines d'expertise couvrent le transfert vidéo, de film ou encore le transfert de vhs.
L'enjeu de la numérisation est de pouvoir archiver les données contenues sur les supports physiques. Ces supports sont parfois très fragiles, surtout ceux destinés aux documents audiovisuels. Il arrive également que les appareils qui servent à les consulter disparaissent progressivement. C'est le cas, par exemple, des disques vinyles ou encore des anciennes cassettes vidéo. D'où la nécessité de les transformer en un format qui soit lisible avec les matériels récents. La numérisation et la sauvegarde ont ainsi pour but de conserver les contenus des supports physiques, mais également de permettre d'y accéder plus facilement avec les outils modernes mis à notre disposition.
Pourquoi recourir à la numérisation pour archiver les documents ?
La première raison est d'ordre économique. Il s'avère en effet que la numérisation coûte moins cher que le stockage sur des bandes vidéo. Ainsi, il est plus avantageux, par exemple, de procéder à un transfert de film que de garder les bandes vidéo qui peuvent se détériorer au fil du temps et qui se font de plus en plus rares actuellement. De plus, nous assistons aujourd'hui à une baisse du prix des disques durs. Ce qui est rend encore plus rentable la numérisation. Toutefois, pour ce qui est du choix du support de transfert et de sauvegarde, le mieux est d'investir dans un disque dur que dans les supports DVD. Ces derniers présentent l'inconvénient de ne pas être fiables dans le temps : une petite rayure peut réduire à néant l'effort de sauvegarde.
La seconde raison pour laquelle il est mieux de procéder à une numérisation est d'ordre pratique. Avec l'évolution constante de la technologie, il devient plus facile de manipuler, visualiser et partager les documents numériques. L'évolution technologique y aidant, la manipulation des données numériques devient plus rapide et accessible à un plus large public. Les vidéos et les films sont aujourd'hui complètement dématérialisés. Ils s'enregistrent directement sur des supports de mémoires directement intégrés dans les appareils et peuvent être transférés et partagés à n'importe qui. Il en va de même pour les documents écrits et les images.
Quels sont les avantages de la numérisation et de la sauvegarde des documents ?
Le premier avantage de la numérisation réside dans la portabilité des documents. Si les vidéos contenues sur les supports physiques d'antan ne pouvaient être lues qu'avec des appareils spécifiques, celles numérisées peuvent être lues sur un ordinateur ou n'importe quel support numérique adapté. En outre, il devient également plus aisé de transporter les archives géographiquement. Internet est l'outil par excellence pour faciliter ce transport. Il devient ainsi évident que la numérisation aide non seulement à sauvegarder les documents anciens, mais également à les restituer plus facilement et dont à les valoriser.
Un autre avantage lié à la portabilité des documents et l'accès à ces derniers. Une fois numérisés, les documents peuvent être partagés plus facilement et on peut y accéder facilement. En effet, une fois la numérisation terminée, le document, dans le format adéquat peut être partagé, soit via des mémoires types flash disques soit en ligne et consultable par les internautes. Ce qui constitue encore un réel pas pour valoriser le document en question. Cependant, pour rendre le partage et l'accès plus pratiques, il convient de bien structurer et classer les documents numérisés.
Ce qu'il faut savoir avant de se lancer
Avant de décider de se lancer dans un processus de numérisation de vos documents papier et audiovisuels, il vous faut bien définir votre objectif. Pourquoi voulez-vous numériser votre document ? Pour pouvoir le partager ou pour le conserver ? De la réponse à cette question dépendra, entre autres, la nature de votre support de sauvegarde.
Il est également important de se pencher sur le contenu de votre document. Savez-vous ce que votre support contient ? Avez-vous conscience de son importance ? Ce document est-il unique ou existe-t-il d'autres copies ? Dans le même ordre, il serait également indispensable de se renseigner sur la confidentialité des données sur les documents à numériser. Avez-vous les droits et les autorisations nécessaires pour accéder à ces données ? Est-ce que vos autorisations couvrent-elles les utilisations éventuelles que vous voulez faire des sauvegardes numériques ? Y a-t-il des conditions spécifiques concernant les documents en question ? Répondre à ces questions vous évite d'avoir des problèmes d'ordre juridique.
Enfin, quand vous êtes décidé, le mieux est de confier la numérisation et la sauvegarde à des professionnels du métier. Ils sont plus à même de prendre soin de vos documents originaux. Ils disposent également des équipements nécessaires pour mener à bien les travaux de numérisations. Toutefois, assurez-vous qu'ils sont en mesure de restituer dans son intégralité le contenu de vos documents et d'en assurer la sécurité.