Dans une entreprise, la présence des documents obligatoires comme les pièces justificatives de remboursement des frais avancés par les salariés ou les collaborateurs sont inévitables et occupent une place énorme dans les tiroirs et les placards des bureaux. Actuellement, ces factures peuvent être archivées sous format numérique grâce à un processus de dématérialisation des factures.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures est l’action de changer ou d’archiver les factures entrantes ou sortantes qui sont sous format papier ou support numérique. Cela doit être conforme à la réglementation fiscale et aux exigences légales. Cette pratique qui consiste à numériser tous les supports papiers dans une société a été mise en place depuis mars 2017. La gestion électronique des documents ou la GED est indispensable dans ce type de méthode afin de stocker, de modifier et de gérer les factures.
Les documents qui peuvent être numérisés à la fois sont les bons de livraison, les bulletins de salaire, les relevés bancaires et évidemment les factures. Les documents dans les services de la comptabilité, les ressources humaines et la facturation concernant les achats peuvent être automatisés par la dématérialisation. Aujourd’hui, il existe plusieurs modes de dématérialisation des factures, cela permet au collaborateur d’accéder facilement à l’information. Trouvez plus d’informations sur www.getyooz.com.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Les factures sont toujours essentielles dans toutes les transactions dans une entreprise. Parfois, elle alourdit considérablement le fonctionnement et la durée des processus de traitement logistique d’une entreprise. La dématérialisation des factures permet à une société de répondre à de nombreux enjeux qui emmènent les grands groupes, les PME et les TPE dans la facilité de traitement de leur fonction logistique. Celle-ci offre aussi les mêmes garanties qu’une facture manuscrite, cela sur le plan juridique. Opter pour la dématérialisation des factures offre l’avantage de réduire les coûts et de réaliser des économies. Cela permet d’être plus rapide et plus efficace, car il y a la baisse de 46 % du cycle de traitement des factures et la baisse de 12 % du nombre de retards de paiement.
L’autre avantage est le gain de place. Cela permet à une entreprise d’éviter le stockage inutile et massif, d’éviter les cartons et les étagères remplis de papiers qui pourraient bien se trouver dans les serveurs sous format numérique. Avec la dématérialisation des factures, les collaborateurs gagneront énormément de temps, car ils peuvent accéder aux informations concernant les factures en seulement quelques clics et n’auront plus besoin de perdre de temps en se déplaçant pour rechercher des renseignements sur les factures dont ils ont besoin. Ils peuvent aussi se concentrer sur des tâches génératrices de valeur pour la société grâce à ces économies de temps. De plus, avec les logiciels de gestion financière en ligne, il est possible de recevoir une notification à chaque fois qu’une facture nécessite une intervention. Cela permet d’avoir une meilleure traçabilité des factures dont vous avez besoin et permet de les traiter avec rapidité et efficacité.
Les inconvénients de la dématérialisation
Comme tous les systèmes, la dématérialisation des factures peut aussi présenter des inconvénients. Du côté du système de sécurité, les entreprises subissent de l’espionnage et du vol d’information venant de ses concurrences, cela peut nuire à leur image. C’est sûrement la raison qui mène les autres sociétés à garder leurs factures en versions papier. Pour éviter le risque de piratage, il est indispensable d’utiliser des logiciels de protection des archives électroniques, cela peut limiter les actions inhérentes à l’utilisateur des données. Pour les petites entreprises, l’inconvénient de la dématérialisation des factures est le coût très cher du matériel informatique sophistiqué et du dernier cri adaptés à ce système de stockage d’informations concernant les factures. Les avantages sont sans doute supérieurs aux inconvénients, ce qui incite les entreprises à réaliser en douceur la digitalisation de ses documents par la dématérialisation.