La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents est plus qu’une nécessité au sein d’une entreprise. De plus, les avantages offerts par cet outil informatique sont nombreux. Découvrons la définition du terme GED, ses atouts et ses points faibles.
Définition de la Gestion Électronique des Documents
La Gestion Électronique des Documents ou GED est un logiciel qui sert à gérer et organiser les données numérisées. C’est une solution sur mesure pouvant satisfaire tous les besoins en entreprise. Avec la GED la gestion documentaire est classée par métier, c’est ce qui facilite les recherches. Bref, le paramétrage est personnalisé et le classement est automatique. Ce qui limite l’intervention manuelle.
Exemple de classement par métier : Ressources Humaines, Direction Marketing, etc.
Avantages de la GED
Le principal avantage de la GED à base de cloud est qu’elle permet de gagner en productivité. Effectivement, l’automatisation des tâches, l’accès rapide à l’information en tout temps et à tout moment fera gagner un précieux temps aux chefs d’entreprise et à ses collaborateurs. Aussi, avec le partage des données, chacun peut accéder aux documents sur n’importe quel poste de travail.
Par ailleurs, cette solution diminue les coûts d’impression ainsi que les coûts logistiques liés aux traitements traditionnels des informations et permet de gagner de l’espace en supprimant les archives physiques. De même, la recherche est simplifiée, puisqu’il suffit de taper les mots clés pour trouver les bons dossiers.
En outre, le cloud computing offre une sécurité maximale, car les données sont stockées dans des emplacements sécurisés et l’accès de chacun des collaborateurs est contrôlé : validation, modification, etc. Bref, la communication interne est plus facile.
Pour archiver les documents, il suffit de les placer dans un Système d’Archivage Électronique (SAE). Enfin, la GED fait partie de la stratégie d’entreprise verte, car elle contribue à la réduction des gaspillages avec l’objectif du zéro papier.
Remarque : La solution GED est aussi une démarche inscrite dans les normes ISO
Inconvénients de la GED
Malgré les différents avantages de la gestion électronique des documents, cette solution a aussi ses revers :
- la GED est personnalisée, donc une formule ne peut pas être utilisée pour gérer une autre activité ou pour intégrer de nouveaux flux
- la mise en place de règles de classement est indispensable
- un changement des méthodes de travail doit être instauré au sein de l’organisation pour bénéficier de tous les avantages de la GED. Ce qui inclut souvent des formations, etc.
- l’investissement dans des outils informatiques performants est nécessaire pour limiter lesrisques de panne
Remarque : L’utilisation d’un serveur internet est vivement conseillée pour éviter la perte des données.