Dans un monde où tout devient possible avec l’évolution de la technologie, il est désormais possible de certifier et de signer ses documents PDF en ligne. Certaines entreprises hésitent encore à adopter la signature électronique PDF dans leurs business, par carence de connaissances dans le domaine notamment et réel besoin d'être rassuré. Pourtant le système présente de nombreux avantages. Quels sont les avantages de faire signer ses documents numériquement ? En quoi les signatures en ligne permettent-elles de gagner du temps ?
Des documents sécurisés
Depuis 2000, la loi française considère que la signature électronique dispose de la même valeur légale que la signature manuscrite. En effet, au même titre, elle sert à authentifier et approuver officiellement des documents. La signature digitale permet effectivement d’authentifier le signataire, de garantir l’intégrité du document et d’assurer la non-répudiation de celui-ci.
Ainsi pour que celle-ci soit recevable, le document signé électroniquement ne doit pas être modifié après signature pour certifier son intégrité et doit mentionner clairement l’identification claire et certaine du signataire du document. Les signatures électroniques sont en effet une sorte de passeport virtuel qui prouve l’identité de quelqu’un lors de transactions en ligne. Elle permet de signer tous les types de fichiers allant du PDF au Microsoft Word en passant par les fichiers JPEG ou XML par exemple, avec des logiciels de cryptage spécifiques. Mais quels sont les avantages d’effectuer une signature électronique PDF ?
Gain de temps considérable
De nombreuses entreprises dans des secteurs très variés tels que le tourisme, la banque ou même l’assurance ont déjà adopté la signature en ligne pour signer divers documents : contrats, bons de commande, mandats, bons de visite, baux ou encore compromis de vente.
L’utilisation de la signature électronique permet effectivement un gain de temps considérable dans les opérations courantes d’une entreprise. En adoptant ce système, imprimer des documents, les signer et les numériser à nouveau pour l’envoyer à vos partenaires devient inutile. Son utilisation se fait totalement en ligne et donc disponible partout à n’importe quel moment. Les documents sont stockés dans des disques durs ou dans un système de clouds et pourront s’afficher en seulement quelques clics. Le processus est ainsi devenu automatique. Un document signé peut être transmis automatiquement par mail en quelques secondes.
Sécurité renforcée, réduction drastique des coûts, suivi en temps réel, amélioration des délais, amélioration de l’efficacité commerciale et de la relation client font partie de liste non exhaustive des plus-values de la signature électronique !
Plus d’efficacité dans les opérations
Le système de signature électronique permet donc d’éviter de gaspiller du papier inutilement et de réduire les frais d’impressions et de maintenance des imprimantes. Fini les étagères pleines de documents papier, place aux petits disques durs… libérant ainsi votre espace bureau et vous délivrant des longues heures passées à fouiller dans vos archives.
Le traitement des documents physiques exige effectivement des efforts importants. Rédiger, imprimer, faire signer, préparer pour envoi : il faut en moyenne fallu 15 jours pour qu’un document physique soit traité correctement. Avec une signature digitale, le temps de traitement n’est que de 48 heures !