La dématérialisation, l’informatisation ou la numérisation est l’action de changer les documents en papier en format numérique. L’objectif est d’atteindre le « zéro papier ». On peut par exemple numériser les documents comptables, les contrats de travail, les factures, les bons de commandes, les bons de livraison, etc.
La sécurité des données
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc. De la sorte, il est très important de veiller à la sécurité du réseau informatique. Pour optimiser la sécurité des données, il est vivement conseillé de mettre en place un Système d’Archivage Électronique et des logiciels de protection. Cela vous permettra d’interdire toute modification et suppression de tous vos documents numérisés.
Remarque : Les solutions de Gestion Électronique des Documents servent à optimiser la sécurité des documents grâce au système de sauvegarde. Alors, installez un logiciel GED pour protéger vos données.
L’investissement
La dématérialisation est une solution qui permet de réduire l’utilisation du papier dans le traitement des documents. Or, elle nécessite un investissement assez conséquent. En effet, pour limiter le risque de se trouver avec des problèmes de stockage plus tard, il faudrait acquérir des matériels performants et modulables. Pourquoi ? Parce que les besoins en masse de stockage augmentent chaque jour. Or, ces derniers coûtent très cher. Et en même temps, il faudrait également prévoir les frais d’entretien.
Remarque : Il existe une solution très efficace pour résoudre le problème d’archivage : le stockage en ligne. En choisissant cette option, toutes les données seront stockées dans un endroit sécurisé. Vous pourrez donc y accéder à tout moment et à tout endroit. Ainsi, il n’y a pas de contrainte géographique ! Il suffit d’avoir une connexion internet.
Bon à savoir !
Malgré ces revers, la dématérialisation des documents offre de nombreux avantages. C’est un investissement qui en vaut vraiment le coup. D’abord, côté logistique, vous n’aurez plus besoin de consacrer un espace pour l’archivage physique. Le gain de place est évident, sans oublier le gain de temps et le gain en productivité. Ensuite, pour le travail à distance, cette solution est incontournable. Puis, c’est une solution économique et écologique. Ce ne sera plus la peine de louer un local pour le stockage, d’imprimer les documents et de payer les frais de transport. Enfin, la numérisation permet de limiter le temps de recherche.