Publié le : 22 février 20224 mins de lecture
L’entreprise est tenue de se conformer aux nouvelles législations, et donc de se basculer petit à petit vers la dématérialisation des documents. D’ailleurs, cette nouvelle méthode offre des avantages indéniables aux utilisateurs. La GED est un logiciel qui permet de gérer facilement toutes les informations numérisées. Mais comment ?
Accès aux informations à tout moment et à tout endroit !
Le logiciel GED ou gestion électronique des documents permet en effet de dématérialiser les documents et les flux d’échanges. Ensuite, il centralise les données en un seul endroit pouvant être accessible à tous. L’avantage ? Il n’y a pas de contrainte géographique. On peut accéder instantanément aux documents même au bout du monde et les imprimer en cas de besoin.
En outre, les documents sont classés par dossier, ce qui facilite la recherche d’informations. Il n’y a pas donc de risque de fuite ni de perte de données. Même les échanges d’emails sont bien conservés. Enfin, on peut utiliser plusieurs supports pour ouvrir les dossiers, à condition d’avoir une connexion internet : PC, tablette, Smartphone, etc.
Remarque : Toutes les versions sont mises à jour automatiquement en temps réel.
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Gain de temps, gain de productivité et économie
Avec la gestion électronique de l’information, c’est le gain de temps assuré ! Pourquoi ? Parce que vous ne perdrez plus de temps à vous rendre à la salle d’archives et à rechercher tel ou tel document. Non, en quelques clics, vous pourrez trouver tout ce dont vous aurez besoin. De même, vous n’aurez plus à engager quelqu’un pour s’occuper du classement des dossiers. Aussi, avec l’utilisation de « zéro papier », vous gagnez de l’espace dans vos locaux et réduisez les dépenses liées à l’impression et à l’expédition des documents (bon de livraison, bon de commande, facture, etc.). Bref, les procédés de logistique traditionnels ne sont plus nécessaires.
Enfin, vous gagnez en productivité puisque la circulation des informations est plus fluide. À part la dématérialisation, la GED améliore également les processus métiers : automatiser les tâches récurrentes, etc. Par ailleurs, elle est dotée d’une fonction collaborative. Ainsi, toutes les données sont accessibles à distances. Les dirigeants d’entreprises peuvent donc suivre l’évolution des travaux à distance, valider ou modifier un document, planifier des tâches, etc.
Optimisation de la sécurité des données
En utilisant des dossiers numérisés, il y a toujours un risque de perte, de fuite, de suppression et de fausse manipulation. La mise en place d’un ou plusieurs moyens électroniques efficaces s’avère donc indispensable pour y remédier. Mais comment ? En limitant le droit d’accès aux données. Ainsi, les dirigeants devront lister les documents qui seront accessibles à chacun de ses collaborateurs et les actions qu’ils peuvent réaliser : saisie, modification, validation, etc.
En somme, la GED doit faire partie intégrante de la stratégie d’entreprise, car elle permet d’augmenter la performance de l’équipe et de rationaliser la productivité.