Comment définir la GED ?

Avec l’explosion du monde digital, le gouvernement encourage les entreprises à se tourner vers la dématérialisation des documents et à atteindre l’objectif « zéro papier ». Mais comment réussir la gestion des documents numérisés ? En mettant en place un logiciel performant et adapté comme la GED.

La GED, qu’est ce que c’est ?

La Gestion Électronique des Documents (GED) communément appelée Gestion Électronique de l’Information ou de Documents Existants (GEIDE) rassemble toutes les méthodes qui permettent de gérer les flux de documents numériques des entreprises. L’informatisation des données garantit en effet aux sociétés une recherche plus efficace et un système d’information plus performant. En bref, c’est un outil intuitif qui prend en charge la création, l’archivage et le stockage, le classement, l’indexation, la recherche, la restitution et le contrôle des informations.

Remarque : Il est à noter que les logiciels GED existent en différents types : des GEDC gratuites et des GED payantes, en open source ou non. Pour faire le bon choix, la GED doit s’adapter à votre environnement informatique.

Quels sont les atouts de la GED ?

Les avantages de la solution GED sont multiples, à savoir:

  • la centralisation des données : toutes les informations sont bien classées et réunies en un seul endroit, et accessibles à tous vos collaborateurs sur n’importe quel poste de travail au moyen d’un mot clé
  • l’optimisation des coûts : les coûts liés à l’impression et à la logistique traditionnelle sont réduits.
  • le gain en productivité : au lieu de perdre du temps à chercher et à classer des dossiers, vos employés pourront se concentrer sur ce qui est plus essentiel
  • la traçabilité des archives : en cas de fausse manipulation ou d’erreur, le GED peut actualiser votre document, car les modifications ont un caractère rétroactif
  • la disponibilité des informations immédiatement et simultanément pour tous les utilisateurs
  • la facilité des mises à jour grâce à ladématérialisation
  • la sécurité des données : il n’y a pas de risque de perte ou de vol des données. l’emplacement est sécurisé !
  • la GED est une solution verte, car elle permet de réduire l’utilisation des ressources. La GED se soucie de deux points :sécurité et environnement

Bon à savoir !

En adoptant une solution GED, vous vous conformez à la norme ISO 9001. C’est donc un gage de professionnalisme et de qualité.

Le GED en mode SaaS (Software as a Service) dans le cloud permet d’accéder à toutes les listes de documents à distance grâce à internet, même sur des supports mobiles tels que les tablettes et les Smartphones.

Enfin, la GED fait partie du management environnementale puisque c’est une solution écologique. Alors, si vous souhaitez participer à la préservation de notre planète, adoptez cette technique !