La dématérialisation des documents dans le B2B

Dans le B2B, la dématérialisation des documents est devenue incontournable pour automatiser le processus et pour faciliter les échanges d’informations. Mais la transition vers la numérisation n’est pas aussi simple. Comment se passe exactement la dématérialisation dans le B2B ? Et quels sont les avantages ?

Pourquoi dématérialiser les documents dans le B2B ?

La dématérialisation des documents permet en effet d’améliorer la productivité et d’améliorer le processus de gestion. Ce qui va entrainer automatiquement une baisse des coûts. Pourquoi ? Parce que l’entreprise aura moins de documents à imprimer et à expédier. De plus, c’est une solution écologique, car avec zéro papier, vous contribuez à réduire l’utilisation des ressources (papier, encre, énergie…), donc à limiter les impacts environnementaux. Vous participez donc à la protection de l’environnement.

En outre, côté logistique, la numérisation permet de gagner du temps et de limiter les besoins en déplacement. Au lieu d’avoir à louer une salle d’archives pour stocker des milliers de pages, vous n’aurez besoin qu’un peu d’espace pour classer les CD et tout autre support de stockage numérique. Aussi, le temps de classement est réduit au maximum et le temps de recherche est limité.

La dématérialisation vous assure également un meilleur suivi et traçabilité des documents. En mettant en place des solutions de Gestion Électronique de Documents ou GED, vous optimisez la sécurité de vos documents : les risques d’erreur, de modification et de suppression accidentels sont minimes. Enfin, les documents numérisés sont accessibles partout et sont modifiables.

Quelle solution de dématérialisation choisir ?

Aujourd’hui, on peut constater que de plus en plus de travail est réalisé dans l’environnement virtuel. Et cela n’est pas prêt de s’arrêter dans les années à venir. Cependant, il est essentiel de sélectionner une solution adaptée à ses besoins. Mais quelles sont les priorités ?

  • la simplicité de lagestion électronique des archives
  • l’interopérabilité, c’est-à-dire la possibilité de travailler avec plusieurs données venant de différents systèmes
  • la rapidité : les solutions proposées doivent permettre aux utilisateurs de réaliser des documents numérisés dans un délai relativement court : bons de commande, factures, bons de livraison, etc.
  • le partage : il est aussi essentiel d’opter pour une formule qui permet de partager les informations entre les différentes applications informatiques ou avec des entités externes selon les besoins de la firme

Attention ! Des solutions mobiles sont également envisageables. Ainsi, il est possible de gérer ses documents à partir d’une tablette, d’un Smartphone ou d’un iPhone.

Bon à savoir !

Il est nécessaire de disposer d’un espace de stockage suffisant pour archiver les documents numérisés. Pour optimiser la sécurité de vos informations, et pour y avoir accès partout et à tout moment, utilisez les serveurs internet. Avec cette solution, le risque de perte et de vol de données est quasi nul.